Gráfico é a representação visual de dados contidos em tabela, facilitando a compreensão deles.
Existem vários tipos de gráficos e os mais utilizados são os de colunas, os de linhas e as circulares.
Os principais elementos que compõem um gráfico são: números, título, fonte, nota e chamada.
A figura do gráfico ajuda a tornar o seu conteúdo mais lógico, fazendo com que a pessoa que o analisa consiga atribuir um significado ao teor dos dados de modo mais concreto.
Por esta razão, os gráficos devem ser construídos com simplicidade e clareza, justamente para que possam ser autoexplicativos e de fácil compreensão.
E na palestra você vai aprender todos os procedimentos para se gerar gráficos de maneira profissional.
Vantagens: São intuitivos e visualmente agradáveis, sua disposição facilita a leitura qualitativa e quantitativa de dados.
Desvantagens: O uso excessivo pode consumir muito espaço e tornar um relatório elegante em confuso e poluído.
É muito comum os usuários do Excel confundirem os termos “RELATÓRIO” e “DASHBOARD”. Isso porque o conceito e a forma de apresentar podem estar bem próximos, porém são bem distintos.
Um relatório é um documento que tem como objetivo a apresentação de informações seja ela de uma empresa, de um setor ou atém mesmo informações pessoais, não importa, todas as informações reunidas para uma apresentação são denominadas como relatórios.
Um dashboard é uma interface visual que oferece facilmente informações relevantes para um processo de tomada de decisão de forma clara e objetiva.
As características de um dashboard são:
Apresentar os dados graficamente (gráficos e outros elementos). O que facilita a visualização mantendo o foco sobre as principais informações e comparações;
Exibir apenas os dados que são relevantes através de indicadores definidos;
Conter conclusões predefinidas relevantes às quais economizam tempo de análise para o leitor além de auxiliar na realização na tomada de decisões
Um dashboard é uma ferramenta muito importante para executivos e a alta direção da empresa, que auxilia o controle das estratégias da empresa, portanto cada vez mais estão sendo utilizadas para alavancar melhorias em diversos processos corporativos.
Sendo assim algumas características que devem apresentar um dashboard:
Informação sintetizada e objetiva.
Informação no padrão corporativo.
O layout de apresentação.
Os detalhes dos indicadores.
O período das informações.
Indicadores chave de desempenho (KPIs) são medidas visuais de desempenho. Um KPI tem base em um campo calculado específico e é criado para ajudar a avaliar rapidamente o valor atual e o status de uma métrica em relação a um destino definido.
O KPI estima o desempenho do valor, definido por um campo calculado Base, contra um valor de Destino, também definido por um campo calculado ou por um valor absoluto.
O KPI deve refletir um valor dos controles estratégicos, ou seja, um indicador deve refletir um controle da gestão ou alta direção.
Um KPI deve compor uma integração entre vários controles de desempenho uma vez que a utilização é corporativa, portanto, a participação de várias áreas da empresa, ou seja, um único KPI pode impactar ou controlar várias áreas da empresa.
Um KPI deve ser definido a proporcionar a mesma análise/controle em vários níveis.
A definição de um KPI deve ser simples e de fácil apuração. Criar KPIs muito complexo pode dificultar o controle e a análise e por consequência dificultar a tomada de decisão.
Um KPI tem como objetivo controlar uma métrica que através de análise os responsáveis os quais poderão fazer intervenções se necessário, nos processos com objetivo de melhorar a métrica e por consequência melhorar o indicador (KPI).
Toda a métrica que compõe um KPI deve ser integra e confiáveis. Uma informação incorreta pode ocasionar no descrédito do KPI e consequentemente deixar de ser acompanhado.
A publicação de KPIs na empresa faz a com que a participação de todos para análises e apresentação de melhorias das métricas sejam mais bem aceitos.
Para elaboração de um dashboard é necessário conhecer três conceitos: Indicador, Dimensão e Período, sem eles elaboração de um dashboard torna-se inviável. Todos estes conceitos estão relacionados ao tipo de informação que iram compor o dashboard:
Indicador: é uma informação de controle decorrente de uma ou mais métricas, ou simplesmente a informação da métrica.
Dimensão: é a informação que segmenta um indicador, a dimensão combinada entre si apresenta a análise deforma detalhada
Período: é a informação relacionada ao tempo, muito importante porque auxiliar na definição de KPIs e no layout do dashboard. Podem ser utilizados vários períodos distintos em um único dashboard e que devem refletir o controle e interpretação da gestão e alta direção da empresa.
O Excel possui um ótimo recurso para importação de arquivos tipo texto. Para este procedimento podemos utilizar o Assistente de importação de texto, o assistente conduz todo o processo de forma muito simples.
Este recurso permite que se defina a largura das colunas a serem importadas. Um outro recurso é a padronização das datas no formato DMA e no botão Opções que permite padronizar os separadores de decimal e milhar. Desta forma após a importação o Excel refaz toda a conversão.
O comando Texto para Colunas também é uma novidade que o Microsoft Office Excel oferece.
Esse comando permite separar rapidamente parte do texto das células de uma coluna, sem a utilização de funções.
Funções são elementos fundamentais na geração de painéis de Dashboard Função é uma rotina que efetua um ou mais cálculos, retornando um resultado ao final de sua execução.
O Excel possui várias funções, agrupadas em categorias, para que possam facilitar o trabalho em inúmeras situações.
